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杭华油墨成功案例

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   油墨行业里面,我们库存周转率应该是蛮好的。我看过3家上市公司的财务报表。按照杭华油墨现在的情况,库存周转率一年大概7次,比他们快一倍。”杭华油墨化学有限公司(以下简称“杭华油墨”)物流部总监吴国强对这份成绩单看似十分满意

    位列全国油墨行业三甲之一的杭华油墨成立于1988年,以“高起点,高效率,高效益和低成本”为战略发展目标,通过二十余年的发展,年产量从3800吨持续增长到30000吨,年销售额达9亿元以上,2002年被评为“全国质量效益型先进企业”。杭华油墨先后通过了IS014001:2004环境管理体系认证清洁生产体系审核,有效地促进公司管理水平的提高,并逐步与国际接轨。

    杭华油墨坚持以市场为导向,以客户为中心,完善销售服务体系,稳步提升全国的市场竞争力和市场份额。通过专业化的培训,打造具有丰富产品和相关技术知识,反应迅速的高效率营销团队,服务于不断发展的中国印刷业。

 

管理复杂度提升,倒逼ERP再选型

    在企业运营管理能力的持续提升上,杭华油墨倾注了大量的心血。21世纪初,随着企业业务规模的不断扩大,杭华油墨在采购、制造、销售等各个业务领域面临的压力越来越大,传统的手工作业已不能适应企业急剧增长的业务规模。鉴于此,杭华油墨早期通过杭州本地一家软件公司结合企业的实际需求定制开发了一套信息系统,应用范围涉及采购、销售、库存、财务等多个业务领域,部分业务流程得到了规范,运作效率得到了一定的提高,但是由于系统缺乏整体规划,各模块之间关联度不够,甚至基础资料也不统一,给企业管理与信息化的进一步深化应用造成了很大的困扰。杭华油墨开始考虑吸收ERP系统管理理念,曾经接触过一家国外的软件公司重新进行信息化建设,但是由于该软件不能满足化工行业特性等等诸多问题,软件项目实施最终被迫取消。同时,随着企业经营环境的日益复杂与管理流程的变动,原有的信息系统已不能满足企业精细管理的需求,逐渐暴露出一些问题,部分产品在系统中无法查阅到准确库存、无法对物料批次进行准确的跟踪和管理、成本核算的合理性、精准性尚需不断提高等。杭华油墨迫切一套更加科学合理、更加符合杭华油墨实际业务需求的ERP系统,作为杭华油墨的运营管理平台。正确的时间,金蝶K/3以成熟的平台和先进管理思想的融合,进人了杭华油墨的视野。

 

实施策略:

总体规划、重点突破、分步实施、逐步见效

    金蝶K/3结合国内化工行业优秀企业的管理实践,为杭华油墨提供全方位的解决方案,包含了集团财务、财务管理、SCM(供应链管理)、制造管理、HR(人力资源管理)、OA, CRM(客户关系管理)、移动商务以及众多行业特性应用方案,实现杭华油墨的物流、资金流、信息流及外部资源的全方位整合。对于杭华油墨信息化的整体建设规划,金蝶专业团队遵循“总体规划、分步实施、重点突破、逐步见效”的实施策略。

    总体规划:通过整体性的系统规划和设计,避免杭华油墨“信息孤岛”的产生,实现系统平台的整体构架和物流、生产、成本、人力资源等系统的逐步实现,并且保证系统的可扩展性以满足杭华油墨的特殊需求。

    重点突破:基础资料的规范化管理,产供销管理系统的系统完善与优化实现。

    分步实施:为避免全面开花,将战线拉得过长,整个实施过程将做阶段性的细分。“化整为零”,为每一个阶段确定明确的实施范围、实施目标和重点、项目进度、资金预算及人力资源计划。减轻全面铺开给杭华油墨正常经营秩序造成的影响。

    逐步见效:配合杭华油墨业务流程的梳理和规范化,逐渐实现企业信息化平台的平稳运行。循序渐进,逐步见效,再将ERP平台延伸到PLM,  CRM等和特性化需求的二次开发,将企业的信息化触角延伸到业务领域各个方面。

    为了保证项目能够顺利交付,在保证业务流程基本匹配、人员操作基本熟练、数据准备完整的前提下,杭华油墨K/3项目团队共经过了6轮模拟测试,上线之后可能存在的风险都在模拟阶段予以解决与规避。具体项目历程请见下图。

    6轮模拟测试,把上线失败的风险降到了最低,数据初始化100%准确。因此项目原计划一个星期完成新老系统切换,但实际只用了3天,杭华油墨从原有信息系统平滑转换到K/3信息化平台。

 

备库生产、按单生产合理结合,生产数据实时更新

    化工行业车间自动化程度相对较高,生产设备是一条固定的生产线,生产排成必须合理、紧凑,如果有生产线无料可生产、或者无排产,待机停线损失严重。如何合理排产成为产能和设备高效利用的关键。

    杭华油墨总共有1100多个品种,每月生产5000多批次,备库生产产量占80%,按单生产约占20% 。

    备库生产又称按库存生产,通过成品库存随时满足用户需求,产品在接到订单之前就已经生产出来;备库生产的优势在于少数品种连续生产,持续稳定,产能利用最大化。但是按订单生产需要经常插单,导致生产计划和采购计划频繁变动,计划编排不及时和不合理则容易造成库存积压,直接造成资金的占有和损失。因此杭华油墨生产计划管理的重点是对插单订单高效计划和合理的排产控制。高效合理的计划,既可以保证准时交付提升客户的满意度,又可以提高生产的效率,同时保持库存在合理的水平。计划不合理会造成库存很高,生产停线,客户交货延迟,从而吞噬企业的生产效能和利润。

在金蝶项目团队的指导下,杭华油墨优化了计划流程,建立起备库生产与按单生产相结合的模式。根据库存状况和新接订单,进行管理课运行主生产计划( MPS ),依据参数对销售订单、产品预测单、安全库存等执行运算,生成MPS计划订单,再对MPS计划订单拆分,具体到油墨品种和每一天,运算M}计划,生成生产计划和采购计划。

    在生产计划执行上,原有信息系统,生产作业票(即工单)朱进人系统管理,生产过程记录信息并未在系统中汇报,全部进行手工登记各车间的工单执行情况不能及时反应回馈,特别是设备的产量、工时等信息需要人为统计。计划员在必须第二天早上去车间实地进行了解后,再调整当天的车间计划。生产进度不透明,导致生产管理决策没有实时数据。

在K/3 ERP顷利上线后,车间作业现场,制造部统计员在K/3生产任务管理模块中将每天的实际投料、产量等在系统中进行记录,进行管理课计划员不需要每天跑到现场查看设备的能力及每天的计划完成情况,改变了传统的计划及信息反馈模式,实现了生产进度的实时传递。

    通过K/3系统,不仅可以实时查看生产任务单完成进度,K/3系统提供了完善的采购订单跟踪和出库跟踪结合K/3的批次管理,可以全面跟踪销售订单的生产、出库、收款等情况。K/3系统顺利上线后,平稳运行1年多,基本实现了对生产情况的有效监管。

 

批号管理+仓位管理,质量管理100%可追溯,树立精细化工行业质量管理标杆

    因为没有非常有效的批号管理,曾经出现将错的货物出给客户,不能完全进行标准的仓位管理和先进先出管理,部分原料超过保质期等均导致库存管理粗放,库存差异也直接影响企业的资金流。

    通过K/3系统,杭华油墨对每个物料设置批号管理规则,原材料在验收人库时和成品在生产任务下达时系统自动生成对应的入库批号,并且杭华油墨将批号管理和仓位管理结合,在生产领料或者产品出库时,系统会根据“先进先出”原则自动带出保质期先前的物料批号和对应的仓位。物料的“先进先出”和保质期管理也轻松实现。

    批号管理和仓位管理极大地提升了仓库管理的数据关联性和严密性在产品销售出库时,K/3系统能够指导仓库人员准确地显示哪一个物料、哪一批次、在哪个位置。这也给杭华油墨的仓库管理到了翻天覆地的变化,在发货过程当中就能发现库存差异。相比较原来,只是总量控制,在库存消耗完之前很难发现库存差异,只有盘存时才能发现差异。库存准确性极大提高,可以尽早发现问题,不至于在半年盘存的时候才发现库存不一致,财务也难以追溯到真实原因。K/3顺利上线后,批号管理和仓位管理可以及时发现库存差异化,K/3系统上线之前,库存准确率不到90%,自2011年8月,顺利上线1年,库存准确率达到99.5%,库存资金占用减少1500多万(包含原材料、半成品和产品)。

    完全实现了批号管理,销售订单的出库具备了良好的可追溯性如果一个批次出现了问题,这个批次发到哪个客户,完全可以实现准确召回。如果生产过程中出现品质问题,还可以追溯到具体的哪一批次物料、哪一个采购订单、哪一个供应商,对销售、采购、生产、售后服务实现全面质量管理。并且,杭华油墨优秀的批次管理和质量管理的理念,也影响到了杭华油墨的供应商和客户,在精细化工行业树立了质量管理的标杆也因此,杭华油墨也获得了“全国质量效益型先进企业”的国家质量部门的权威认可。

 

成本精细化管理,驱动管理持续改善

    杭华油墨生产是典型的连续型大规模生产模式,原料在产品成本中比重较大,原料成本管控是成本管控的关键。杭华油墨原有系统中制造费用、工费等按照产量来进行分摊,分配标准尚需近一步完善,同时,杭华油墨有1100品种多、每月产量5000批次多,批次成本计算和利润分析复杂。原有系统主要解决了基础财务和基础核算问题,财务分析等相对较弱。财务数据统计、分析比较滞后。

    金蝶帮助杭华油墨改变原有系统按照产量均摊制造费用、人工成本的规则,按照实际制造加工时间来计算制造费用;原料成本依据领料单和补料单,计算每一批次产品的直接原料成本。

    基于物料的批次管理,成批的原料成本核算过程当中,每个品种所有原料的每个批次的成本都可以分出来原材料成本按照批次计算,其准确率、合理性明显提高并不断优化。通过实时、多维度的数据分析,财务部从成本核算的过程当中及时发现问题。一批油墨赚了多少钱,成本花了多少钱,具体哪几个批次是不符合公司相关规程,能追溯到最源头的问题点。通过财务报表反查到生产或供应链系统,追溯到某一个批次、某一个工单、某一个采购员、某一个供应商。

    通过提高成本核算准确性,加强业务监控,提高相关业务数据的及时性和准确性,杭华油墨实现了成本管理精细化。并且,杭华油墨得以结合企业战略目标与实际运营情况,确定财务分析指标、业务考核指标等,逐步建立了财务分析平台,为企业管理者提供决策支持,推动企业经营管理的持续改善。

   “总体规划、分步实施、重点突破、逐步见效”的实施策略良好地驱动杭华油墨的管理升级和业务发展,实现精细化化工生产运营的精细化管理,在精细化工行业树立了高质量和高效益的标杆。

 

客户感言:

    “油墨行业里面,我们库存周转率应该是蛮好的。我看过3家上市公司的时务报表。按照杭华油墨现在的情况,库存周转率一年大概7次,比他们快一倍。”

                              ——杭华油墨物流负责人

    企业做到一定程度管理瓶颈会突显,通过ERP系统提供分析数据,从不同的角度来分析问题的真正原因。比如成本管理方面,从核算的过程当中发现问题,并能追溯到最源头问题点。通过财务报表反查到生产或供应链系统,倒查到某一个批次,这样一步一步查,实现了对数据的全面分解,如果企业没有这样的意识就很难推动企业的管理升级,目前K/3系统的投入和使用效果也在不断的体现中。

                                ——杭华油墨财务负责人

   相信企业只要坚持信息化管理的全面深入座用,深挖其应用价值必定会为企业的日常管理发挥巨大的作用,创造出更多的运营效益。

                            ——杭华油墨IT负责人

    现在系统的关联性、严密性是我们原来系统没办法比拟的。在K/3里面我们可以做到最底层的数据。采用了一个批号管理,实现了批号管理和仓位管理。批号管理和仓位管理以后,出库时系统就指定了。如果比方说一个批次出现了问题,那我这个批次发到哪个客户,完全可以实现召回,也可追溯到问题最源头。

——杭华油墨物流负责人

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